(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、文書事務の適正かつ能率的な遂行を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の取扱いの原則)

第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、事務が能率的に処理されるように努めるとともに、その処理状況を常に明らかにし、処理後の保管及び保存を適確に行わなければならない。

(総務課長の職務)

第4条　総務課長は、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。

(課長の職務)

第5条　課長は、常にその課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条　課に文書取扱責任者を置く。

(文書取扱責任者の職務)

第7条　文書取扱責任者は、課長の命を受け、当該課における次の各号に掲げる事務に従事する。

(文書等の種類)

第8条　文書の種類は、次のとおりとする。

(組合に到達した文書の取扱い)

第9条　組合に到達した文書(主務課に直接到達した文書を除く。第3項において同じ。)は、総務課において収受の事務を行う。

(到達した文書)

第10条　総務課長は、総務課に到達した文書を、次に定めるところにより処理しなければならない。

(主務課における文書の取扱い)

第11条　文書取扱責任者は、前条の規定により文書の配布を受けたとき、及び直接課において文書を収受したときは、開封されていないもの(親展文書を除く。)については直ちに開封し、文書の余白に受付印を押し、文書受理簿(様式第3)に必要な事項を記載の上、暦年による一連の番号を記入しなければならない。ただし、定例又は軽易な文書については、これらの手続を省略することができる。

(通信回線の利用による収受)

第12条　インターネットを利用して到達した電子メール又はファクシミリにより受信した文書(以下「電子メール等」という。)は、主務課において受信するものとする。

(誤って配布を受けた文書の取扱い)

第13条　文書取扱責任者は、配布を受けた文書に当該課の所管に属さないものがあるときは、直ちに総務課長に返付しなければならない。

(文書の処理)

第14条　文書取扱責任者は、収受の手続を経たときは、直ちに当該文書を課長の閲覧に供さなければならない。ただし、定例又は簡易なもので、あらかじめ課長が指定したものは、これを省略することができる。

(起案)

第15条　事案を起案するときは、起案用紙(様式第4)を用いるものとする。ただし、定例又は軽易なもの又は単に供覧にとどまるものは、当該文書の余白を利用して処理することができる。

(例文処理)

第16条　次の各号に掲げるもののうち常例の文案によることができる事案で、施行文をあらかじめ印刷することができるものについての起案は、一定の帳簿により、又は起案用紙に文案を印刷し、若しくはその記載を省略して処理することができる。

(起案の要領)

第17条　起案文については、文章は平易簡明に、文字は正確に書くものとする。

(文書の記号及び番号)

第18条　一般文書には、文書記号及び文書番号を付け、文書発送簿(様式第5)により整理しなければならない。

(条例等の記号及び番号)

第19条　条例等の記号及び番号は、次の各号に定めるところによらなければならない。

(議案等の番号)

第20条　議会の議決を求める議案の文書番号は、総務課に備える議案番号簿(様式第7)によるものとする。

(文書の日付)

第21条　文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定があるものについては、この限りでない。

(文書の発信者名)

第22条　文書の発信者名は、管理者名を用いなければならない。ただし、照会、回答その他軽易な文書については、組合名、事務局長名を用いることができる。

(起案者の記名及び押印)

第23条　起案者は、起案年月日を記入したうえ、起案者の欄に記名し、押印しなければならない。

(決裁区分)

第24条　起案文書の決裁は、北名古屋衛生組合決裁規程(昭和57年西春日井郡東部衛生組合訓令第2号。以下「決裁規程」という。)に定める決裁区分によるものとする。

(回議)

第25条　起案文書は、起案者から順次決裁権者に回議し、その決裁を受けなければならない。

(合議)

第26条　合議をしようとするときは、主務課長を経て行うものとする。

(秘密文書の取扱い)

第27条　起案文書の内容が秘密を要するもの、緊急を要するもの又は重要なものであるときは、持ち回りで回議又は合議をしなければならない。

(不在処理の方法)

第28条　代決権者が事務を代決したときは、「代」と記入し、押印するものとする。この場合において、決裁権者が登庁した後、速やかに後閲を受けなければならない。

(文書の浄書)

第29条　決裁を終えた起案文書(以下「原議」という。)で施行を要するものは、主務課において浄書するものとする。

(公印)

第30条　施行を要する文書には、北名古屋衛生組合公印規程(昭和50年西春日井郡東部衛生組合規程第1号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、対内文書及び軽易な対外文書は、公印の押印を省略することができる。

(施行の方法)

第31条　文書の施行方法は、次に定める方法によるものとする。

(発送の手続)

第32条　文書を発送しようとするときは、主務課においてあて先を記載した封筒に入れ、又は包装し、総務課に送付しなければならない。

(電子メール等による発信)

第33条　第31条第3号の規定により発信できる文書は、次の各号のいずれにも該当するものとする。

(発送の処理)

第34条　第32条第1項の規定により発送文書の送付を受けたときは、総務課長は、直ちに郵送又は使送の方法により発送を行うものとする。ただし、急を要する文書、一時に大量に発送する文書、電子メール及びファクシミリにより送信する文書その他、総務課長が主務課において発送することが適当と認めた文書については、主務課で発送することができる。

(文書整理の原則)

第35条　文書は、常に整理し、重要なものについては、非常災害時に際して支障がないようにあらかじめ適切な処置を講じておくものとする。

(文書の整理保管)

第36条　文書は、各課において、未処理又は処理中の文書及び事案の施行が完了した文書に分類し、一定の場所に集め、離散しないようにその所在及び処理状況を明確にしておかなければならない。

(完結文書の保管)

第37条　事案の施行が完了した文書(以下「完結文書」という。)は、当該完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算して、1年間主務課において保管するものとする。ただし、暦年により処理する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算して、1年間主務課において保管するものとする。

(保存種別及び期間)

第38条　文書は、次のとおり区分して保存するものとする。

(保存年限の起算)

第39条　文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年により処理する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算するものとする。

(完結文書の保存)

第40条　文書は、各課において、第38条第2項に規定する分類及び種別に従い、次の各号に掲げるところにより編集しなければならない。

(保存文書の管理)

第41条　課長は、書庫内に主務課別に区分した書架又は総務課長が指定する場所に保存文書を整理して管理しなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第42条　職員が保存文書を借覧しようとするときは、総務課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第43条　総務課長は、保存文書が保存期間を経過したときは、主務課長と協議の上、当該文書を廃棄するものとする。

(委任)

第44条　この規程に定めるもののほか、この規程の実施に関する必要な事項は、管理者が別に定める。